Unter Mitteilungen im Sinne des § 8 Abs. 2 Nr. 2 UIG ist zunächst einmal jeder Datenaustausch unabhängig von Inhalt, Darstellungsform oder Verbindlichkeit zu verstehen, also etwa Weisungen, Gutachten, Stellungnahmen, Notizen, Besprechungsprotokolle oder interne Untersuchungsunterlagen.

Der genaue Anwendungsbereich dieses Verweigerungsgrundes ist aber äußert umstritten. Seit der Reform des UIG 2005 wird man aber wohl davon ausgehen können, dass die Kommunikation zwischen verschiedenen Behörden nicht mehr darunter fällt. Es geht also immer nur um Mitteilungen innerhalb einer informationspflichtigen Stelle. Nimmt also etwa im Rahmen des bei einer bestimmten Behörde durchgeführten Genehmigungsverfahrens eine andere Behörde Stellung (Benehmens- oder Einvernehmensregelungen), so fallen diese Erklärungen nicht darunter. Handelt es sich hingegen lediglich um Mitteilungen zwischen zwei Abteilungen einer Behörde (Stellungnahme der unteren Naturschutzbehörde gegenüber der unteren Straßenbehörde innerhalb der nach außen auftretenden Einheitsbehörde „Landkreis“), liegt ein behördeninterner Vorgang vor.

Da der Zweck dieses Verweigerungsgrundes im Schutz des innerbehördlichen Informationsaustausches zu sehen ist, reicht die bloße Tatsache, dass die informationspflichtige Stelle die Mitteilung nicht nach außen dringen lassen will, noch nicht aus. Vielmehr ist als zusätzliche Voraussetzung zu fordern, dass gerade durch die öffentliche Bekanntgabe dieser Mitteilung der interne Informationsaustausch auch tatsächlich gefährdet wird, indem z.B. die Kommunikation zwischen zwei Beamten gestört wird. Auf Beratungsvorgänge ist dieser Verweigerungsgrund nicht anzuwenden, da diese nur im Rahmen des ausdrücklich hierfür geschaffenen § 8 Abs. 1 Nr. 2 UIG geschützt sind (vgl. hierzu Vertraulichkeit von Beratungen).